Im Detail
Grundlage
Kapitel 4 des EU-GMP-Leitfadens führt das Site Master File als Teil der geforderten GMP-Dokumentation und beschreibt es als Dokument über die GMP-bezogenen Tätigkeiten des Herstellers. Inhalt und Aufbau regeln die Erläuterungen der Europäischen Kommission zur Erstellung eines Site Master File (Explanatory Notes, Teil III des EU-GMP-Leitfadens). Ob ein SMF verpflichtend ist, richtet sich nach den nationalen oder regionalen Vorgaben. Die Erläuterungen gelten für alle Herstellungstätigkeiten, also auch für reine Prüf-, Verpackungs- oder Umetikettierbetriebe.
Inhalt
Die Erläuterungen sehen folgende Kapitel vor:
- Allgemeine Angaben zum Hersteller, erlaubte Tätigkeiten und GMP-Inspektionen der letzten fünf Jahre
- Qualitätsmanagementsystem, Freigabeverfahren und Rolle der Sachkundigen Person, Lieferanten- und Auftragnehmermanagement, Qualitätsrisikomanagement, Product Quality Reviews
- Personal mit Organigramm
- Räume und Ausrüstung, einschließlich Wasser- und Lüftungssystemen
- Dokumentation, Herstellung, Qualitätskontrolle
- Vertrieb, Reklamationen, Produktfehler und Rückrufe
- Selbstinspektionen
Dazu kommen Anhänge, etwa die gültige Herstellungserlaubnis, das GMP-Zertifikat, Organigramme, Raumpläne mit Material- und Personalflüssen, Schemata der Wassersysteme und eine Liste der wichtigsten Produktions- und Laborgeräte.
Umfang und Pflege
Das SMF soll nach Möglichkeit 25 bis 30 Seiten zuzüglich Anhängen nicht überschreiten und auf A4 lesbar sein. Einfache Pläne und Schemata sind ausführlichen Texten vorzuziehen. Es gehört zur Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems, trägt eine Versionsnummer, ein Gültigkeitsdatum und ein Datum für die nächste Überprüfung. Anhänge dürfen eigene Gültigkeitsdaten haben und getrennt aktualisiert werden.
Häufige Schwächen
Ein SMF verliert seinen Wert, wenn es nicht mehr den tatsächlichen Stand zeigt, etwa nach Umbauten, neuen Produkten oder geänderten Zuständigkeiten. Ebenso ungünstig sind lange Prosatexte statt Übersichten oder Anhänge, die nicht zum Haupttext passen. Sinnvoll ist es, die Überprüfung des SMF an das Änderungsmanagement zu koppeln, damit wesentliche Änderungen im Betrieb auch im Dokument ankommen.
In der Praxis bei A&O Pharma
A&O Pharma erstellt und pflegt GMP-Dokumente für seine Auftraggeber, darunter das Site Master File. Wir unterstützen außerdem bei der Vorbereitung auf Behördeninspektionen, bei denen das SMF eine zentrale Grundlage ist.
Erstellung von DokumentenHäufige Fragen
Wie lang darf ein Site Master File sein?
Die EU-Erläuterungen empfehlen, nach Möglichkeit 25 bis 30 Seiten zuzüglich Anhängen nicht zu überschreiten. Pläne und Schemata sind ausführlichen Texten vorzuziehen.
Wie oft muss ein Site Master File aktualisiert werden?
Eine feste Frist nennen die Erläuterungen nicht. Das SMF muss regelmäßig überprüft werden, ein Datum für die nächste Überprüfung tragen und den aktuellen Stand der Tätigkeiten wiedergeben.
Braucht auch ein reines Prüflabor ein Site Master File?
Die Erläuterungen gelten auch für Betriebe, die nur einen Teil der Tätigkeiten ausführen, etwa Analytik oder Verpackung. Das SMF beschreibt dann nur diese Tätigkeiten. Ob es verpflichtend ist, ergibt sich aus den nationalen Vorgaben.
